Tietosuojaseloste

Tietosuojalaki (1050/2018)                                                                 Laatimispäivä 5.8.2024

1 REKISTERINPITÄJÄ
Prevenia Health Oy, Y-tunnus 2638347-6, Huopalahdentie 12 B 48, 00330 Helsinki

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Topi Valtakoski, tietosuojavastaava, topi.valtakoski@prevenia.fi +358 40 720 4847

3 REKISTERIN NIMI
Prevenian Valmennusrekisteri ja Prevenian Asiakasrekisteri

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on valmennettavan ja Prevenian välinen valmennussuhde ja henkilön suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• Prevenian palveluihin osallistuvan henkilön elämäntapojen kehittäminen sekä valmennussuhteeseen liittyvä vuorovaikutus ja muu viestintä.
• Palautteen kerääminen ja käsittely sekä palvelun kehittäminen.
• Palvelujen vaikuttavuuden seuranta ja kehittäminen.
• Kerätyistä tiedoista tuotetaan myös yritys- tai ryhmäkohtaisia yhteenvetoja, joissa vastaajien identiteetti ei tule esiin.
• Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Valmennusrekisterin tietosisältö:

• Henkilön perustiedot: etunimi, sukunimi, sukupuoli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, työpaikka ja työtehtävä.
• Henkilön arvioita omista elämäntavoista, terveydestä, henkisestä hyvinvoinnista, työstä, työkyvystä sekä henkilön itsensä ilmoittamat muut tiedot mm. terveyteen liittyen.
• Henkilöltä itseltä saadut muut tiedot ja dokumentaatiot.
• Henkilölle tehdyt raportit ja ohjeistukset.
• Valmentajan tekemät muistiinpanot valmennuksesta

Asiakasrekisterin tietosisältö (uutiskirjeen lähettämistä varten):

• Nimi
• Sähköposti

6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYS
Prevenia säilyttää henkilötietoja valmennusrekisterissä tunnistettavassa muodossa, kunnes niitä ei enää katsota tarvittavan henkilön ja Prevenian välisessä valmennussuhteessa. Säilytysaika on enintään kaksi vuotta valmennuksen päättymisestä, minkä jälkeen tiedot pseudonymisoidaan. Asiakasrekisterissä henkilötietoja säilytetään kunnes henkilö itse peruu uutiskirjetilauksen.

7 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Nimi ja yhteystiedot voidaan saada joko työterveyshuollon ammattihenkilöltä, henkilön esihenkilöltä tai henkilöltä itseltään valmennuksen alussa. Yhteystietoja lukuunottamatta valmennusrekisterin kaikki muut tiedot saadaan henkilöltä itseltään.

8 TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta tunnistettavassa muodossa Prevenian salassapitovelvoitteen allekirjoittaneiden henkilöiden ulkopuolelle kuin henkilön omalla kirjallisella luvalla.

Valmennusrekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Käytämme sähköpostien lähettämiseen, yhteystietojen ylläpitämiseen ja verkkoneuvotteluihin Microsoft 365 – ohjelmistoa, minkä myötä kertyviä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella, kuitenkin EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksien (privacyshield.gov/list) puitteissa.

Uutiskirjeen lähettämistä varten tallennamme sähköpostiosoitteen  MailChimp – palveluun, jonka myötä tietoja saatetaan säilyttää EU:n ulkopuolella, kuitenkin EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksien (privacyshield.gov/list) puitteissa.

9 KUVAUS REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEISTA  
Henkilötietoja käsittelevät vain Prevenian erityisesti määrittelemät henkilöt jotka ovat Prevenian palveluksessa. Tietoihin pääsy on vain siihen oikeutetun työntekijän tai yhteistyökumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

10 MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT REKISTERÖIDYN OIKEUDET

10.1. YHTEYDENOTOT JA PYYNNÖT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä joko omaan nimettyyn Prevenian vastuuhenkilöön tai tämän tietosuojaselosteen yhteyshenkilölle.  Pyyntö tulee tehdä aina kirjallisesti ja oikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta. Prevenia voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan varmentaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

10.2. OIKEUS OMIEN TIETOJEN TARKASTAMISEEN
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Prevenian valmennusrekisteriin on talletettu. Pyyntö tulee tehdä kohdassa 10.1 mainitulla tavalla.

10.3. OIKEUS VAATIA TIETOJEN KORJAAMISTA TAI POISTAMISTA
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista tai poistamista valmennusrekisteristä. Pyyntö tulee tehdä kohdassa 10.1 mainitulla tavalla.

10.4. OIKEUS TIETOJEN SIIRTÄMISEEN
Siltä osin kun rekisteröity on itse luovuttanut valmennusrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot itselleen koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyyntö tulee tehdä kohdassa 10.1 mainitulla tavalla.