Alituiseen keskeytyvä ja poukkoileva työskentely on äärimmäisen väsyttävää ja siksi keskeytyksiin kannattaa kiinnittää huomiota. Keskeytyksiä kuitenkin tulee enemmän tai vähemmän, niin töissä kuin arjessa muutenkin.
Millaiset keskeytykset sinulla toistuvat? Millainen suhtautuminen sinulla keskeytyksiin on? Miten niistä toivut? Millaisia työkaluja sinulla keskeytysten hallintaan on käytössä? – Tämä kaikki käynnistyy havainnoinnista. Silloin, kun keskeyttäjä ei olekaan ulkoinen tekijä, vaan sinä itse, kannattaa ensimmäisenä tarkastella omaa jaksamista.
Keskeytykset voidaan jakaa ulkoisista ärsykkeistä johtuviin keskeytyksiin ja sisäisistä ärsykkeistä johtuviin keskeytyksiin.
Ulkoisista ärsykkeistä aiheutuvia keskeytyksiä ovat esimerkiksi viesti- ja sähköposti-ilmoitukset, puhelut ja erilaiset yllättävät tilanteet. Sisäisistä ärsykkeistä aiheutuvat keskeytykset liittyvät ajatteluun, tunteisiin ja kehon tilaan, esimerkiksi stressaantuneena poukkoileva lyhytjänteinen työskentely tai multitaskaaminen usein lisääntyvät. Nämä voivat olla myös opittuja työskentelytapoja, äärimmäisen väsyttäviä sellaisia.
Alla 10 huomioita keskeytysten hallintaan ja niistä palautumiseen:
1. Estä keskeytykset kokonaan
“Älä häiritse” on tehokas työkalu.
Ota ilmoitukset ja äänimerkit pois etenkin silloin, kun haluat olla rauhassa tai tarvitset keskeytyksetöntä työaikaa.
2. Kokoa keskeytykset hallitusti yhteen
Katso sähköpostit, ja mahdolliset muut viestit tietyin väliajoin, sen sijaan, että reagoit aina kuhunkin viestiin erikseen.
3. Käytä muistilistoja
Käytä tehtävä- ja muistilistoja, jotta asioiden muistaminen helpottuu ja henkinen kuormitus kevenee. Tällöin hallinnan tunne säilyy, vaikka keskeytyksiä tulisikin. Tehtävälistat ovat hyödyllisiä myös mielentilan ja hyvän vireystason kannalta. Tehdyn tehtävän merkitseminen palkitsee, luo aikaansaamisen tunnetta ja mielihyvää.
4. Pidä työympäristösi hyvässä järjestyksessä ja noudata työskentelyssäsi järjestelmällisyyttä
Työn jatkaminen keskeytyksen jälkeen on helpompaa, kun sinulla on olennaiset tiedot, työkalut tai tarvikkeet helposti saatavilla, eikä yhtään ylimääräistä ole esillä. Tietotyössä se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että työhön liittyvät tiedostot ovat siististi omassa kansiossaan. Järjestelmällinen työskentely auttaa keskittymiskyvyn ylläpitämisessä, vahvistaa hallinnan tunnetta ja auttaa keskeytyksistä palautumista.
5. Priorisoi järkevästi
Tunnista tehtävien luonne ja tee tärkeimmät tehtävät ensin ja aloita lyhyemmistä. Poikkeuksena voi olla vähemmän tärkeän, mutta lyhyen, tehtävän teko ennen haastavampiin juttuihin siirtymistä: esimerkiksi päivän aluksi voi olla hyvä tehdä jokin lyhyt rutiinihomma pois alta, jotta saat siitä hyvän fiiliksen ja joka sitten auttaa isompien tehtävien teossa ja lopputuloksena selviät niistäkin nopeammin. Kun hallitset työtehtäviäsi, keskeytyksistä palaaminen työtehtävien äärelle on helpompaa.
6. Harjoittele yhteen asiaan kerrallaan keskittymistä.
Jos huomaat keskeyttäväsi itse itsesi multitaskaamalla tai tehtävästä toiseen hyppimisellä, aloita yhteen asiaan kerrallaan keskittymisen harjoitteleminen lyhyestä ajasta ja helposta tehtävästä. Hyödyt myös hermoston rauhoittamisesta, joten lyhyt hengitysharjoitus luo hyvän startin yhteen asiaan keskittymiseen. Muista, että keskittymiskyky paranee keskittymällä, aloita helposta ja yksinkertaisesta. .
7. Siirrä huomiosi asiasta toiseen hallitusti
Irrottaudu työtehtävästä ajatuksella, sen sijaan, että lopetat työskentelyn äkisti ja siirrät huomiosi muualle. Jos pystyt, pyri keskeytyksen tullessa viemään tehtävä loppuun asti tai ainakin lopetat sen sellaiseen pisteeseen, että siitä paikasta on keskeytyksen jälkeen helppo jatkaa.
8. Pidä taukoja
Tee tauolla jotain piristävää, selkeästi erilaista työn vastapainoa, virkistävää ja energistä: liike, liikkuminen ja lepohetki toimii aina, riippuen työn kuormittavuudesta. Voit myös kuunnella musiikkia, käydä ulkona ja niin edelleen. Muista, että tauko on virkistymistä ja työn tekemisestä irtaantumista varten. Hyvin toteutuneet tauot työpäivän aikana auttavat rytmittämään työpäivää, vahvistavat keskittymiskykyä ja palautumista – silloin yllättävät keskeytyksetkään eivät häiritse liiaksi keskittymiskykyä ja kykenet paremmin pitämään huomiosi yhdessä asiassa kerrallaan.
9. Huolehdi perustarpeistasi
Keskittymiskyvyn ylläpitäminen ja ulkoisista keskeytyksistä toipuminen ja takaisin keskittyneeseen työn tekemiseen pääseminen on helpompaa, kun perustarpeesi ovat tyydytetty, kroppa kunnossa ja mieli virkeänä. Syö terveellisesti, riittävästi ja säännöllisesti – esimerkiksi syömisen väliin jättäminen tai siirtäminen usealla tunnilla pudottaa vireystilaa tuntuvasti. Nuku riittävästi ja harrasta liikuntaa.
10. Kun huolehdit hyvästä kehon ja mielen tilasta, voit paremmin säädellä tunteitasi ja pysyt keskeytysten äärellä rauhallisena.
Ajattelun ja tunteiden havaitseminen ja tietoinen ohjaaminen ovat hyödyllisiä taitoja kaikissa tilanteissa, myös keskeytysten hallinnassa ja niistä palautumisessa. Omien tunteiden käsittely auttaa sinua mm. keskeytyksistä aiheutuvasta mahdollisesta paineesta ja stressistä selviämisestä ja keskittymiskyvyn uudelleen kokoamisessa.
Keskity yhteen asiaan kerrallaan.
Sari
