Kuulen usein valmentajan työssäni, kuinka palaverit toistensa perään täyttävät työpäivän. Erilaiset palaverit tuntuvat hallitsevan varsinkin toimistotyöläisten ajan käyttöä ja sitä, mihin energia valta osin työpäivän aikana kuluu. Oma rooli palaverissa määrittelee luonnollisesti sen, kuinka paljon työtä ja aikaa palaveriin valmistautuminen vie, millaisen työpanoksen antaa palaverissa ja millaista jälkityötä palaverin jälkeen täytyy tehdä. Etäpalaverit eivät vaadi siirtymisiä paikasta toiseen ja sen vuoksi palavereita saattaa pahimmassa tapauksessa olla lähes non-stoppina ilman palauttavaa taukoa tai asennon vaihdosta.
Korona-aika mainitaan usein ajanjaksona, jonka myötä etäpalaverit lisääntyivät ja muodostui uudenlainen tapa tehdä töitä ja kokoontua yhteen saman virtuaalipöydän ääreen. Palaverikäytäntöjä ja niihin liittyviä tapoja ohjaa pitkälti se, millainen koko organisaation palaverikulttuuri on.
Palavereiden tiheyteen, kestoon ja sisältöön liittyy paljon totuttuja tapoja ja käytäntöjä, jotka ohjaavat palavereihin osallistuvien työntekoa.
Palaverit kuormittavat kehoa ja mieltä
Liian tiheät etäpalaverit uuvuttavat jokaista ja lisäävät paikallaan oloa. Pitkät, yhtä mittaiset jaksot tietokoneen näyttöpäätteen äärellä kuormittavat aivoja ja silmiä. Kuulen valmennettavilta usein myös sitä, että ”Milloin on aikaa tehdä niitä varisnaisia töitä, kun palavereita on niin paljon?” Usealla on kokemus, että palaverit vievät jo niin paljon työaikaa ja energiaa, että aikaa ja riittävää vireystasoa ei ole enää omalle varisnaiselle työlle. Tästä seuraa usein kiireentuntua, stressiä ja alentunutta työtyytyväisyyttä.
Vastuu koolle kutsujalla
Sinä, joka varaat palaveriajan ja kutsut ihmisiä koolle, harkitse tarkkaan, keitä palaveriin oikeasti tarvitaan. Onko totuttu kutsumaan aina kaikki mahdolliset paikalle, eikä pysähdytä miettimään, voisiko palaveri sujua ja palvella vallan hyvin pienemmälläkin porukalla?
Kaikille palaveriin osallistujille yhteisen ajan löytäminen voi olla haastavaa. Tämän vuoksi saatetaan melko heppoisin perustein ”jyrätä” toisten kalenterimerkintöjä lounastaukojen, keskeytymättömän työajan varausten tai muiden vähäpätöisemmille oletettujen kalenterivarausten yli. Digimaailmassa tämä onnistuu paljon näppärämmin, kun ei tarvitse kävellä toisen ovelle koputtamaan ja kysymään, että sopisiko sinulle tällainen suunnitelman muutos.
Säännöllisesti toistuvat, vakiintuneet palaveriajat tuovat ennustettavuutta ja hallinnan tunnetta omaan työntekoon.
Kuulin valmennettavalta erään keinon, jolla hän oli onnistunut varjelemaan ”palaverikaappauksilta” omaa työaikaansa: ”Kun teen varauksen kalenteriini itseni kanssa, näyttää tämä muille, että palaveri on sovittu kahden osapuolen kanssa, eikä ole ”pelkkä” itselle varattu hetki tehdä omia työtehtäviä.” Tällä tavoin hän koki saavansa enemmän aikaa ja rauhaa omille tärkeille töilleen.
Lounastauko ajoittuu valtaosalla puolenpäivän tienoille esim. klo 11-12. Jo lounastauon kunnioittaminen palaverivapaana-aikana on hyvä palaveriin osallistujien jaksamista tukeva teko koko organisaatiossa.
Voisiko palaverikutsua kyseenalaistaa?
Oletko miettinyt, voisiko palaverikutsuun suhtautua välillä myös kriittisin ja kyseenalaistavin silmin? Koollekutsuja on voinut hyvinkin olla tietämätön, ketä kaikkia palaverinaihe oikeasti koskee ja on varmuuden vuoksi laittanut kutsun myös sinulle. Jos koet, että palaveri ei oikeastaan kuulu sinulle, ota se rohkeasti esiin ja perustele näkemyksesi koollekutsujalle.
Palaverin aikana on lupa huomioida omaa jaksamista
Palaverin alussa esimerkiksi koollekutsuja ja tai ns. palaverin vetäjä voi sanoittaa ääneen ja muistuttaa osallistujia, että omaa vireystilaa on lupa huomioida palaverin aikana. Kun annetaan ääneen lupa liikkeelle ja venyttelylle, madaltaa jo se osallistujien kynnystä vaihtaa asentoa palaverin aikana. Myös esimerkkinä oleminen antaa muille muistutusta siitä, että tässä voi myös liikkua.
Eräs valmennettava ryhtyi tekemään säännöllisesti tietynlaisten palavereiden aikana kuminauhajumppaa (kameran ei tarvinnut olla päällä) ja sai näin samalla hyödyllisen liikuntatuokion itselleen sellaisessa palaverissa, jossa kuuntelemiseen keskittyminen riitti.
Kehon liike lisää verenkiertoa ja nostaa vireystilaa eli auttaa keskittymään paremmin.
Vältä multitaskaamasta muita aivotyötä vaativia tehtäviä palaverin aikana, sillä näin kuormitat aivojasi vain entistä enemmän, kun hajautat huomiotasi useaan asiaan. Tämä voi näkyä muille palaveriin osallistujille myös hajamielisyytenäsi tai siinä, että et osaakaan vastata sinulle esitettyyn kysymykseen.
Palaverin aikana on lupa syödä ja juoda jos tarve vaatii.
Jos palaveri kuitenkin ajoittuu lounasaikaan tai iltapäivään, monella saattaa alkaa verensokeritaso laskemaan varsinkin, jos kulunut päivä on ollut kovin tiivis ja säännöllinen syöminen syystä tai toisesta on jäänyt väliin. Moni saattaa kokea välipalan syömisen tai kahvin/teen juomisen kiusallisena, sillä suu täynnä ruokaa ulosanti ei ole niin selvää 😊 Oman verensokerin tasaisuuden turvaaminen on kuitenkin keino pitää itsensä keskittyneenä ja jaksavaisena palaverissa eli anna itsellesi lupa pieneen tankkaukseen jos tarvitset energiaa aivoillesi.
Pitkät palaverit laskevat keskittymiskykyä
Etäpalavereissa taukojen pitäminen on tärkeää, jotta tarvittava vireystila säilyy ja keskittyminen pysyy yllä. Palaveriin kuuluvista tauoista on hyvä tiedottaa jo heti palaverin alussa. Ihmisten keskittymiskyvyllä on rajansa ja sen vuoksi tunnin kohdalla on hyvä pitää pieni mikrotauko varsinkin, jos palaveri on useamman tunnin kestoinen. Lyhyt tauko voi olla myös ohjattu yhteinen vetreytyshetki, jossa yhdessä annetaan keholle liikettä ja vaihdetaan asentoa
Kannattaa harkita agendasta riippuen, mikä olisi optimaalinen palaverin pituus. Yleisesti ottaen lyhyet palaverit ohjaavat napakoittamaan asioiden käymistä läpi. Esimerkiksi 30 minuutin tapaaminen on tehokas tapa käydä asiat pikaisesti läpi.
Yhteinen hengitys-tai läsnäoloharjoitus
Eräs valmennettavani kertoi, kuinka heidän tiimissään oli tapana aloittaa palaveri lyhyellä hengitysharjoituksella. Ohjattu rauhoittuminen ja laskeutuminen tulevaan palaveriin voi olla kallisarvoinen hetki rauhoittaa jokaisen kehoa ja mieltä. Työpäivän sisällä usein tahti on tiivis ja sen vuoksi yhteinen ja ohjattu rauhoittumishetki ohjaa ottamaan käyttöön yhden työkalun, jolla jokainen voi rauhoittaa hermostoaan ja laskea stressitasojaan. Yksinkertaisimmillaan kehotetaan jokaista hengittämään viisi kertaa rauhallisesti sisään ja ulos ja hetkeksi sulkemaan silmänsä.
Kävelypalaverit-ajatusten vaihtoa ulkoilmassa
Palaverit, joissa ei tarvita näyttöpäätteen äärellä istumista, voi vaihtelun vuoksi hoitaa kävelypalavereina ulkoilmassa joko yhdessä tai kukin tahoillaan puhelimen välityksellä. Tässä tulee monta hyötyä yhdellä kertaa, kun saa tilaisuuden liikkua työpäivän keskellä raikkaassa ulkoilmassa ja ympäristön vaihdos auttaa usein tuottamaan luovempia ajatuksia. Ehdota rohkeasti kollegallesi tai pienelle porukalle tällaista tapaa kokoontua ja katsokaa, mitä siitä seuraa.
Uudenlaiset palaverikäytännöt vaativat tiedottamista, toistoa ja palautetta
Jotta palavereissa opittaisiin paremmin huomioimaan osallistujien jaksamista ja vireystilaa, vaatii uudenlaiset toimintatavat tiedottamista, rohkeaa kokeilua ja toistoa. Tärkeää on tuoda esiin perusteluita uudelle tavalle, jotta jokaiselle on selvää, miksi harjoitellaan yhdessä uudenlaista tapaa toimia.
Huomioikaa uuden tavan onnistuminen ja tuokaa esille kokemuksia, joita uusi tapa tuo tullessaan.
Palaverit ovat myös kohtaamisen paikkoja työyhteisön ja eri sidosryhmien kesken. Mitä arvokasta ja kannustavaa voisit tuoda kaikkien kuultavaksi palaverissa? Voisiko asiasisällön lisäksi palaverissa nostaa esille asioita, joissa esimerkiksi tiimi on onnistunut ja antaa siitä kiitosta?
Meillä Preveniassa etäpalaverit aloitetaan aina kysymyksellä: ”Missä olet onnistunut sitten viime tapaamisen?” Tämä patistaa jokaista työyhteisön jäsentä etsimään ja huomaamaan omasta työstään onnistumisen hetkiä ja iloa tuottavia asioita, joita jaetaan yhteisesti.
Erika