Viikko- ja päiväsuunnittelu on tärkeä osa omien tottumusten muokkaamista, tehokasta ajankäyttöä ja stressinhallintaa. Sitä voi ja kannattaa hyödyntää kaikilla elämän osa-alueilla perhearjessa, ystävyyssuhteiden hoidossa ja työssä. Suunnittelun avulla voit priorisoida tehtäviä, välttää kiirettä ja yllättäviä tilanteita, hallita aikaa ja resursseja, saavuttaa tavoitteita ja nauttia vapaa-ajasta. Erityisen tärkeää arjen suunnittelu on epäsäännöllistä työtä tekeville ja ruuhkavuosia eläville.
Suunnitelma ohjaa toimintaa ja auttaa kohdentamaan energiaa oikeisiin ja itselle tärkeisiin asioihin.
Tässä blogissa käsittelen viikko- ja päiväsuunnittelun perusteita ja hyötyjä sekä annan vinkkejä suunnittelun toteuttamiseen.
VIIKKOSUUNNITTELU
Viikkosuunnittelu on pidemmän aikavälin suunnittelua, joka auttaa sinua hallitsemaan seuraavan viikon aikana tehtäviä ja itsellesi tärkeitä asioita, sekä antamaan kokonaiskuvaa tulevasta viikosta ja eri toimiin kuluvasta ajasta.
Viikkosuunnittelun avulla voit:
– Priorisoida tehtäviä ja toimintaa. Aloita viikkosi määrittelemällä tärkeimmät tehtävät, jotka haluat saada valmiiksi viikon aikana. Tämä auttaa sinua keskittymään olennaiseen ja välttämään ajan tuhlausta vähemmän tärkeisiin tehtäviin. Huomioi kaikki elämän osa-alueet.
– Aikatauluttaa arkea, jos koet ajan riittämättömyyttä. Määritä arvioitu aika, jonka tarvitset kunkin tehtävän suorittamiseen. Tämä auttaa sinua hallitsemaan aikaa ja välttämään kiirettä.
– Vähentää yllättäviä tilanteita. Jätä aikaa odottamattomille tapahtumille, kuten puheluille, sähköposteille ja palavereille. Tämä auttaa sinua hallitsemaan stressiä ja saamaan paremman otteen arjestasi ja sen tapahtumista.
– Saavuttaa tavoitteita ja haluttuja muutoksia. Määritä viikon aikana saavutettavat tavoitteet ja suunnittele tehtävät niiden saavuttamiseksi. Tämä auttaa sinua keskittymään itsellesi olennaisiin asioihin ja sitä kautta välttämään stressiä.
– Nauttia vapaa-ajasta. Pystyt paremmin pitämään huolta sosiaalisista suhteistasi ja pystyt jättämään enemmän aikaa rentoutumiselle ja harrastuksille. Tämä auttaa sinua ylläpitämään aktiivista elämän otetta ja ystävyyssuhteiden hoitoa.
Aloita viikkosuunnittelu kirjaamalla itselle ja perheelle tärkeät asiat kalenteriin. Mielellään näkyvälle paikalle. Suunnittele ja merkitse kalenteriisi, milloin aiot tehdä itsellesi (ja perheellesi) tärkeät asiat, kuten harrastukset ja niihin liittyvän liikkumisen ja kuljetukset, asioiden hoito, perheen yhteinen aika, parisuhdeaika, aika ja kontaktit ystävien kanssa jne.
PÄIVÄSUUNNITTELU
Päiväsuunnittelu on lyhyen aikavälin suunnittelua, joka auttaa sinua hallitsemaan päivän aikana tehtävät asiat. Päiväsuunnittelulla saat hyvän otteen ja käsityksen tulevan päivän toimista ja osaat varautua tarvittavilla toimenpiteillä esimerkiksi tapojen muuttamiseen liittyviin päivittäisiin toimiin tai vähentämään työstä aiheutuvaa kuormitusta.
Päiväsuunnittelun avulla voit:
– Priorisoida tehtäviä. Määrittele itsellesi tärkeimmät tehtävät, jotka haluat saada tehtyä päivän aikana. Tämä auttaa sinua keskittymään olennaiseen ja välttämään ajan tuhlausta vähemmän tärkeisiin tehtäviin. Suunnittele itsellesi tärkeitä asioita työhön liittyen tai omiin tapamuutoksiin kirjaamalla konkreettisia tekoja kalenteriisi.
– Aikatauluttaa tehtäviä. Kun kirjaat asioita seuraavan päivän suunnitelmaan, vapautat energiaa itse tekemiseen sekä vähennät viivyttelyä ja ”tyhjäkäyntiä”. Saat enemmän aikaan vähemmässä ajassa.
– Hallitset yllättäviä tilanteita ja siedät paremmin niiden aiheuttamaa kuormaa. Voit tehdä jopa ”plan B:n” eli jos—niin-suunnitelman.
– Suunnittele tauot päivään. Päiväsuunnittelu auttaa sinua pysymään vireänä ja varmistaa palautumista.
Tee seuraavan päivän suunnitelma merkkaamalla kalenteriin seuraavan päivän toimet mahdollisimman monipuolisesti, mutta erityisesti sinulle tällä hetkellä tärkeisiin asioihin ja tehtäviin. Huomioi omien tapamuutoksien toimet, koska onnistumisen todennäköisyys kasvaa merkittävästi, jos olet miettinyt jo etukäteen, milloin liikut, ruokailet ja mitä ruokailet sekä menet nukkumaan, miten tauotat työtäsi jne…
“Suunnittelu on ajattelua tekojen muodossa.” – Saul Bass
-Marko