Tietotyöntekijän vitsauksia tänä päivänä ovat mm. aloittamisen viivästely, jatkuvat keskeytykset ja ajankäyttö.

Haluaisimme kaikki olla tehokkaita, mutta emme saa aloitettua tehtävää vaan teemme jotain aivan muuta ja jossain vaiheessa sitä sitten huomaamme, että olemme eksyneet sähköpostiviidakkoon tai katsoneet YouTubesta hassuja kommellusvideoita puoli tuntia, kun meidän piti tehdä asiakkaalle raporttia.

Tai aloitamme tekemään tehtävää kun sähköposti kilkkaa viestin merkiksi, reagoimme siihen ja alamme vastailemaan muihinkin sähköposteihin samalla tai vielä pahempi – vilkaisemme vain sähköpostit ja merkkaamme sen jälkeen viestit takaisin lukemattomaksi.

Tai jossain vaiheessa työskentelyä tarvitsisit numeerisen tiedon asiakasta varten ja lähdet etsimään sitä tiedostoistasi (ei löytynyt heti), sharepointista (ei sieltä koskaan mitään löydy) ja lopulta päädyt etsimään sitä sähköpostistasi, koska muistat jonkun lähettäneen sen sinulle muutama kuukausi sitten. Ja katsos, joku onkin laittanut sähköpostia..

Ja näin tietotyöntekijän keskittymisen arvontakone jatkaa toimintaansa…

Tuttu tunne?

Mitä voimme oppia huippukokeilta?

Mitä voisimme oppia huippukokeilta, joiden työ on aivan erilaista kuin tietotyöntekijällä sekä ympäristö täysin erilainen (toivon ainakin, että työpaikallasi ei ole paljoa teräviä veitsiä esillä)?

Huippukokit ymmärtävät ympäristön vaikutuksen keskittymiseen, nopeuteen ja laatuun. Nimittäin yksi kokkien tärkeimmistä säännöistä ja rutiini, joka mahdollistaa tehokkaan ja laadukkaan suoriutumisen on Mise-en-place eli suomeksi misaus.

Tämä tarkoittaa sitä, että ruonlaitossa kussakin annoksessa käytettävät raaka-aineet ovat esivalmisteltuja ja vain kyseisessä annoksessa tarvittavat raaka-aineet ja työvälineet ovat esillä tai saatavilla. Yksittäistä annosta valmistellessa voi esivalmistelun viedä niin pitkälle, että kaikkia raaka-aineita on tasan tarkkaan sen verran kuin kyseisessä annoksessa tarvitaan ja työvälineet on järjestelty käyttöjärjestyksen mukaisesti. Tämä valmistautumisrutiini varmistaa sen, että kun kokki aloittaa tekemään taikojaan, niin työ ei keskeydy jonkun välineen tai raaka-aineen puuttumisen vuoksi ja samalla varmistetaan nopea työskentely ja vältytään virheiltä.

Eli mitä voisit tietotyöntekijänä oppia huippukokeilta? Valmistele, eli misaa ympäristö aina jokaisen työtehtävän mukaiseksi ennen aloittamista.

Amatöörikokin (minulla ainakin käsi ylhäällä) versio kotiolosuhteissa  on monesti seuraava – hypätään suoraan tekemään reseptiä, katsomatta edes onko aivan kaikkia raaka-aineita kotona edes olemassa. Jossain vaiheessa sitä sitten huomaa, että eihän minulla ole tähän kanelipullaan kanelia ollenkaan tai ai niin, inkiväärikanaan tosiaan tarvitaan sitä inkivääriä joka juuri nyt sattui olemaan loppu. Ja eihän minulla ole edes tuollaista välinettä!

Työ-ympäristön valmistelu

Yhtä lailla useimmat meistä lähtevät suin päin tekemään työtehtävää miettimättä sen enempää mikä on tietokone- ja muu ympäristö missä tehtävää teemme. Tietokoneella ovat kaikki mahdolliset ohjelmat auki mitä päivän aikana on siihen mennessä tarvittu, sähköpostiohjelma on auki hälytysten kera, tiedostoja auki n. 15 kappaletta ja puhelinkin on äänet päällä tietokoneen vieressä. Teemme samaan aikaan kahta tai kolmea eri tehtävää ja kaikissa niissä vaadittavat tiedostot ja ohjelmat ovat auki.

Koska työskentelytapammekin muokkautuvat automaattisiksi, niin aivomme reagoivat ulkoiseen ympäristöön ja ärsykkeisiin ja alkavat toteuttaa automaattisesti muodostunutta tapaa – sähköpostihälytys => avaa sähköposti, puhelimen viestiääni => avaa puhelin, selaimen kuva => mitähän facebookissa tapahtuu jne.  Yritä siinä sitten tehdä työtä tehokkaasti kun aivot reagoivat jatkuviin ärsykkeisiin. Mitä väsyneempiä ja kuormittuneempia olemme, sitä alttiimpia olemme ulkoisille ärsykkeille ja tehtävästä harhatutumiselle.

Misaamisen tärkein tehtävä  onkin vähentää ulkopuolisten ärsykkeiden määrää muokkaamalla ympäristö kyseisen tehtävän kannalta optimaaliseksi. Ärsykkeiden määrän vähentyminen auttaa aivojasi keskittymään oleelliseen. Kysy siis itseltäsi – Edistääkö juuri nyt ympäristöni tehtävän sujuvaa tekemistä vai haittaako se sitä?

Ensi kerralla kun alat tekemään mitä tahansa tehtävää, niin harjoittele työtehtävän misaamista:

• Ensinnäkin, tee vain yhtä tehtävää kerrallaan (kaikki tämän tietävät, harvemmat noudattavat)
• Muokkaa työskentely-ympäristö tietokoneella sellaiseksi, että näkyvillä ja aktiivisena on vain ja ainoastaan kyseisessä tehtävässä tarkoitetut ohjelmat. Sulje kaikki muut ohjelmat ja tiedostot.
• Poista mahdolliset muut häiriötekijät läheltäsi (puhelin vähintäänkin pois näkyvistä, lehdet jne.)
• Jos tehtävän aloittaminen tuntuu hankalalta, niin tee aluksi vain päätös muokata ympäristö sellaiseksi että se tukee tehtävän tekemistä. Viivästelyn ylittämiseksi lue myös 2 minuutin säännöstä sekä 5-4-3-2-1 – toimi – tekniikasta.
• Jos tarvitset yhtä tiedostoa tai ohjelmaa vain kerran, sulje se heti kun et enää sitä tarvitse kyseisessä tehtävässä.
• Kun olet saanut tehtävän valmiiksi, siivoa työpöytäsi tyhjäksi ja pidä pieni itsellesi iloa tuottava tauko ennen kuin siirryt muokkaamaan seuraavassa tehtävässä tarvittavaa ympäristöä.

Valmistelun, eli misaamisen avulla vähennät keskeytyksiä, parannat keskittymiskykyäsi ja saat tehtävät suoritettua nopeammin ja virheettömämmin.

Miten valmistelu tavaksi?

Kirjoita itsellesi ylös – ”Aina kun aloitan uuden tehtävän tekemisen, niin muokkaan ympäristöni tehtävää vastaavaksi”. Tee ympäristön muokkaus itsellesi mahdollisimman tarkaksi, esim. avaan vain tarvittavat ohjelmat ja tiedostot, poistan viestikanavien hälytykset tietokoneesta, laitan puhelimen äänettömälle ja pois näkyvistä jne. Voit aloittaa ensin vain yhdestä tavasta ja myöhemmin lisätä niitä. Älä yritä muuttaa koko maailmaa kerralla.

Ala sitten tietoisesti harjoittelemaan uutta tapaa ja aina kun olet muokannut ympäristön tehtävän vaatimusten tasolle, anna itsellesi välitön palkinto (hymyile, taputa itseäsi olkapäälle, piirrä hymiö tai rasti paperille, heitä itsellesi ylävitonen jne.) ja sen jälkeen aloita työskentely. Tämä rutiini opettaa aivoillesi tavan hyödyllisyyden ja näin tavan automatisoituminen helpottuu. Ja muista, että mitä kuormittuneempi olet, sitä tärkeämpää on ympäristön muokkaaminen.

Ei muuta kuin misaamaan!

Topi

Ps. Saman toimintamallin voit ottaa käyttöön myös missä tahansa muussa tehtävässä – oli sitten kyse kotikokkailusta tai vaikka puuvajan rakentamisesta.

Jos koit kirjoituksen hyödyllisenä, niin muistatathan tilata uutiskirjeemme sivun oikeasta laidasta ===============> Näin saat itsellesi aina muistutuksen uusista vinkeistämme 🙂

Otsikkokuvat: Jason Leung on Unsplash ja  photo hoteam on Unsplash