Yhteisöt ovat jollain tapaa osa jokaisen ihmisen arkea ja parhaimmillaan lisäävät yksilön sosiaalista pääomaa. Hyvä vuorovaikutus yhteisön jäsenten kesken vaatii luottamusta, avointa kommunikaatiota ja osallistumista. Näiden avulla syntyy vahvoja ihmissuhteita ja yhteisön toimivuus ja hyvinvointi kasvaa. Toimiva, turvallinen ja luottamuksellinen vuorovaikutus vahvistaa resilienssiä ja auttaa myös stressin säätelyssä.
Yhteisössä erilaiset ihmiset tuovat monipuolisuutta ja erilaisia näkökulmia yhteen.
Toimiva vuorovaikutus yhteisön jäsenten kesken on olennaista hyvinvoinnin, yhteistyön ja viihtyvyyden kannalta. Rakentava palaute ja avoin keskustelu auttavat yhteisöä kehittymään ja toimimaan paremmin. Tähän liittyy olennaisesti puheeksi nostamisen taito, kyky tuoda esiin tietoa, erilaisia näkemyksiä, kysymyksiä tai huolenaiheita. Puheeksi nostaminen on tärkeää niin henkilökohtaisessa elämässä kuin työelämässäkin.
Käsittelemättömät asiat ja epätietoisuus kuormittavat ja heikentävät merkittävästi niin yksilön kuin kokonaisen yhteisönkin toimintakykyä ja yhteisön ilmapiiriä.
On tärkeää olla tietoinen siitä, milloin puheeksi nostaminen on tarpeen. Tämä voi liittyä esimerkiksi kehitysideoihin, epäselvyyksiin, ristiriitoihin tai ongelmiin, jotka vaativat huomiota.
Puheeksi nostaminen tarkoittaa kykyä tuoda esiin asioita, joista muutoin ei arjessa tule säännöllisesti puhuttua tai joita saattaa olla vaikea tai epämukavaa käsitellä. Se voi liittyä esimerkiksi huolenaiheisiin, tunteisiin, terveyteen tai ihmissuhteisiin. Puheeksi nostaminen voi tuntua haastavalta, mutta se on tärkeää, jotta voi ymmärtää muita ja itseään paremmin, löytää ratkaisuja mahdollisiin ongelmiin, oppia uutta ja kehittyä.
Puheeksi nostamisen taitoon kuuluu kyky ilmaista itseään selkeästi ja rakentavasti, kaikkia osapuolia kunnioittavalla tavalla. Tämä tarkoittaa kuuntelemista, myötätuntoa, empatiaa ja avointa mieltä.
Kun otamme asian puheeksi, meidän tulisi miettiä, miten toivoisimme itse asian meille kerrottavan. Kuuntelemalla ja olemalla avoin toisen näkökulmalle voimme luoda luottamusta ja ymmärrystä. Sen sijaan, että syyllistäisimme tai arvostelisimme toista, voimme käyttää rakentavia ilmaisuja. Esimerkiksi sen sijaan, että sanoisimme “Näytät voivan huonosti”, voimme sanoa “Mitä sinulle kuuluu? Miten voit?”. Tällainen ilmaisu luo avoimuutta ja mahdollistaa keskustelun.
Puheeksi nostaminen voi olla vaikeaa, jos esimerkiksi puheeksi otettuja asioita ei ole aiemmin otettu vakavasti tai niihin ei ole puututtu, tämä voi heikentää halukkuutta ottaa asioita puheeksi jatkossakaan. Myös pelko toisen reaktiosta tai epävarmuus omasta roolista ja vastuusta voivat myös vaikuttaa niin, että asioita jätetään nostamatta esille keskusteltavaksi.
Palautteen antaminen on puheeksi nostamista ja tärkeä osa vuorovaikutusta
Palautteen antaminen voi edistää avointa ja rakentavaa keskustelua ja yhteisön ilmapiiriä. Se voi vaikuttaa myös merkittävästi yksilön hyvinvointiin, motivaatioon ja työsuoritukseen. Annettu palaute kertoo, että esimerkiksi työpanos on huomioitu ja arvostettu. Se motivoi jatkamaan hyvää työskentelyä ja yrittämään parhaansa. Positiivinen palaute lisää aktiivisuutta, motivaatiota, parantaa oppimista ja ongelmanratkaisukykyä. Palautteen saaminen ei ole pelkästään mukavaa, rakentavasti annettu kriittinen palaute auttaa kehittymään ja oppimaan.
Palautteen vastaanottaminen voi olla haastavaa. Tietoisesti havainnoimalla tilannetta ja peilaamalla omia reaktioita voi oppia vastaanottamaan palautetta paremmin. Tärkeää on myös tunnistaa omat arvot ja tehdä päätöksiä siitä, miten haluaa palautteen saamiseen reagoida.
Vastuu palautteesta on saajalla. Kun saamme palautetta, meillä on vastuu suhtautua siihen rakentavasti, se auttaa kehittymään ja oppimaan uutta.
Vinkkejä palautteen antamiseen ja puheeksi nostamiseen:
Valmistaudu. Valitse rauhallinen hetki ja paikka keskustelulle. Puheeksi nostettu aihe ja palautteen antaminen voi olla herkkä aihe, joten valitse sopiva hetki ja ympäristö. Vältä esimerkiksi kriittistä palautetta julkisesti tai kiireessä. Mieti etukäteen, mitä haluat sanoa ja miksi. Mieti myös valmiiksi mikä on näkemyksesi asiasta, miten saat esitettyä sen mahdollisimman selkeästi, ymmärrettävästi ja konkreettisesti. Pohdi mahdollisia ennakkokäsityksiä ja rooleja puheeksi nostamastasi asiasta tai palautteesta. Valmistaudu kertomaan rakentavasti omista havainnoistasi ja kokemuksistasi. Huolehdi omasta kehon ja mielen tilastasi etukäteen, jotta säilytät tilannetajusi ja kykenet säätelemään omia tunteitasi ja reagointiasi.
Tunnista tavoite. Ennen kuin nostat haluamasi asian esille tai annat palautetta, mieti, mikä on tavoitteesi. Haluatko auttaa toista kehittymään vai ilmaista omaa mielipidettäsi? Tavoitteen selkeyttäminen auttaa sinua antamaan kohdennettua palautetta.
Anna keskustelussa tilaa toiselle. Kysy, kuuntele ja arvosta toisen näkemyksiä. Ole valmis ottamaan vastaan rehellinen vastaus. Osoita hyvää tahtoa ilmaisemalla sanoin, ilmein ja elein, että tarkoituksesi on auttaa. Älä aseta vastauksia toisen suuhun sen mukaan, mitä itse haluaisit kuulla – kysy sen sijaan lisää.
Puhu rakentavasti. Vältä syyllistämistä tai negatiivista kieltä. Sen sijaan keskity konkreettisiin havaintoihin ja ehdota parannusehdotuksia. Esimerkiksi “Huomasin, että tämä osio voisi olla selkeämpi” on parempi kuin “Tämä on huono.”
Kuuntele ja ole avoin. Anna toiselle mahdollisuus kertoa omasta näkökulmastaan. Kuuntele tarkasti ja ole valmis muuttamaan omaa kantaasi, jos saat uutta tietoa. Esittämällä lisäkysymyksiä voit vahvistaa toisen kuulluksi ja ymmärretyksi tulemisen kokemusta.
Nosta onnistumisia esille. Älä keskity pelkästään korjaamaan virheitä. Muista myös kiittää ja kannustaa hyvistä asioista sekä huomioida onnistumiset. Positiivinen palaute motivoi ja luo hyvää ilmapiiriä.
Ole empaattinen. Ymmärrä, että palautteen vastaanottaja voi kokea sen henkilökohtaisesti. Ole empaattinen ja pyri luomaan turvallinen tila keskustelulle.
Sopikaa seurannasta. Jos annat palautetta esimerkiksi työympäristössä, sopikaa yhteisesti miten seuraatte tilannetta myöhemmin. Kysy, miten asiat ovat edenneet ja tarvittaessa tarjoa lisätukea.
Tekijöitä, jotka mahdollistavat palautteen saamisen hyödyntämisen
Itsetuntemus. Tunne omat vahvuutesi ja kehityskohteesi. Ole avoin palautteelle ja valmis oppimaan.
Kuuntelun taito. Älä oleta, vaan kuuntele tarkasti, mitä sinulle sanotaan. Kysy tarvittaessa lisäkysymyksiä.
Avoimuus. Älä sulje pois korjaavaa (negatiivista) palautetta. Se voi auttaa sinua kehittymään. Rakentava kritiikki on arvokasta.
Kiitä. Kiitä saamastasi palautteesta. Palaute on osoitus asian merkityksellisyydestä ja välittämisestä.
Toimi. Käytä saamaasi palautetta hyödyksi. Mieti, miten voit parantaa toimintaasi ja oppia virheistäsi ja positiivisen palautteen ja onnistumisten myötä edelleen vahvistaa ja kehittää toimivia toimintamallejasi.
Vuorovaikutuksessa palautteen antajan ja vastaanottajan suhde vaikuttaa palautteen vastaanottamiseen. Luottamus on avainasemassa. Palautteen antajan on oltava rehellinen ja rakentava, ja vastaanottajan avoin ja valmis kehittymään ja oppimaan uutta.
Miten kehittää puheeksi nostamisen ja palautteen antamisen kulttuuria?
Kaikilla yhteisön jäsenillä on vastuu puheeksi nostamisesta sekä palautteen antamisesta. Esimerkiksi työyhteisöissä roolien ajatellaan usein menevän niin, että esihenkilöillä on vastuu antaa palautetta tiimiläisilleen ja tiimiläiset vastaavasti antavat palautetta toisilleen. Kuitenkin jokainen yhteisössä on vastuussa tästä. Tämä tarkoittaa, että kaikki voivat osallistua palautteen antamiseen ja luoda positiivista ilmapiiriä työyhteisössä.
Palautteen antamisen kulttuuria parannetaan aktiivisella palautteen pyytämisellä. Myös välittäminen ja aktiivinen yhteisön jäsenten fiiliksien havainnointi edistää avoimuutta ja turvallisuuden tunnetta, mikä taas madaltaa usein puheeksi nostamisen kynnystä ja palautteen antamista.
Välittäminen toteutuu arjessa yksinkertaisin keinoin, kuten kysymällä mitä kuuluu?
Kannustaminen kannattaa aina, kun huomaa toisen onnistumisen ja tsemppaaminen tukee kiperissä paikoissa.
Kiitos vahvistaa yhteisöä, viestii toisen huomioimisesta, välittämisestä ja arvostamisesta. Kiitos on yksi niistä sanoista, joka tuo iloa sekä antajalle että saajalle.
Sari