Tehosta työtäsi – muotoile työskentelyrutiinejasi

Mihin rutiineja tarvitaan työssä?

Monesti työelämää ei katsota niin paljoa rutiinien ja tapojen kautta, mutta loppujen lopuksi suuri osa päivittäin tekemistämme asioista menee automaationa myös työssä. Omat työskentelytavat, oman tiimin työtavat, tavat mitkä näkyvät asiakkaalle tai tavat joita asiakkaat tekevät. Mitä paremmaksi suhteessa tavoitteisiisi pystyt ohjaamaan omia rutiinina tapahtuvia asioita, sitä helpommin saat tärkeimmät asiat tehtyä ja sitä enemmän sinulla jää virtaa myös työpäivän jälkeen.

Tämän päivän työelämässä aivot ovat kovilla kognitiivisen kuorman alla. Rutiinit työssä helpottavat kuormitustasi ja hyvin muotoillut rutiinit ohjaavat toimintaasi haluttuun suuntaan.

Kun puhun rutiineista ja tavoista, niin tarkoitan sillä asioita, joita teet ilman tietoista ajattelua ja päätöstä. Kyse tavoissa on aivojesi tapa helpottaa elämääsi niin, että kun tietty tekeminen toistuu riittävän usein niin alat toistamaan sitä automaattisesti samalla tavalla ilman, että olet tietoinen asiasta. Esimerkkejä työtavoista on esim. sähköpostien käsittely, tehtävien priorisointi, tehtävien pilkkominen pienempiin osiin, työn tauottaminen, työn keskeytysten hallinta jne.

Kun kiinnität huomiota ja muokkaat tietoisesti rutiinejasi, vapautat energiaa tärkeimpiin asioihin jotka ovat oleellisimpia työsi kannalta ja ne ovat usein asioita joissa joudut käyttämään aivojesi tietoista puolta (mm. päättely, ongelmanratkaisu, luovuus).

Miksi niitä on niin vaikeaa muokata?

Ongelma on se, että kun tavat ovat riittävän monta kertaa toteutuneet, niin ne automatisoituvat ja toteutat tapoja vaikka ne eivät olisi sinulle edullisia. Jos vaikka tapasi on aina aamulla ensimmäisenä lukea sähköpostit (tai viimeisenä illalla), niin sen tekeminen toisin vaatii sinulta tietoista havainnointia sekä etenkin alkuvaiheessa tietoista työtä valita toisin, mikä hetkellisesti kuormittaa lisää.

Tämän vuoksi esimerkiksi kuormittuneena tai huonosti nukutun yön jälkeen olet tavallista enemmän aivojen automaattiohjauksessa ja oikeiden valintojen tekeminen voi olla vaikeaa vaikka sitä haluaisikin. Tällöin aivosi ohjaavat sinua automaationa helposti muiden helpompien asioiden pariin (esim. nettiselailu, helpot työtehtävät), vaikka sinun pitäisi tehdä jotain aivan muuta.

Tapoihisi vaikuttavat lukuisat tekijät mistä et välttämättä ole edes tietoinen – tällaisia tekijöitä on esim. työskentely-ympäristö ja ympärilläsi olevien muiden ihmisten tavat.

Tavat automatisoituvat aina tiettyyn ympäristöön ja ilman tietoista muutosta jatkat samassa ympäristössä samanlaista toimintaa. Ympäristön vaikutuksesta voisi mainita vaikka sen, että jos sinulla on sähköpostiohjelmassa kaikki kuva- ja äänihälytykset päällä – aiheuttaa se jatkuvia keskeytyksiä työhön, vaikka yrittäisitkin keskittyä kyseessä olevaan tehtävään.

Lisäksi ympärilläsi olevatihmiset vaikuttavat toimintatapoihisi – mikäli kaikki muut työtiimissä tekevät jonkun tavan tietyllä tavalla (esim. vastaavat sähköposteihin iltakymmeneltä), on tämän huonon tavan välttäminen paljon vaikeampaa.

Rutiinien muuttamisessa on loppujen lopuksi kyse aivojesi uudelleen ohjelmoimisesta – niitä täytyy tietoisesti opettaa uuteen malliin.

Miten lähteä muuttamaan työrutiinejaan?

Ensimmäinen asia on aina TIETOISUUS – pohdi mitä kaikenlaisia tapoja ja rutiineja itselläsi tällä hetkellä on – tee esim. yhden työpäivän ajalta lista eri asioista mitä teet päivän aikana. Tukevatko ne vai haittavaatko ne onnistunutta työn tekemistä?  Mitä useammin joku asia toistuu (esim. sähköpostien avaaminen), sitä todennäköisemmin sillä on iso vaikutus tehokkuuteesi. Tämän jälkeen voit pohtia mitä tavoista voisit lähteä muuttamaan itsenäisesti vai pitäisikö sinun luoda kokonaan uusia rutiineja jotka palvelisivat paremmin? Tai voitko lisätä jo olemassa olevien hyvien tapojen määrää päivässä (esim. tauottaminen)?

Yksi tehokkaimmista keinoista parantaa rutiineja lähes huomaamatta on YMPÄRISTÖN MUOKKAAMINEN – eli muokkaa ympäristöäsi tukemaan tarkoituksenmukaisia tapoja.  Esim. tietokoneen työpöytä, kansiorakenne, ohjelmat, sähköpostiohjelman muistutus-asetukset, työtila ja kalenterivaraukset ovat kaikki esimerkkejä ympäristöstä mihin useasti voit vaikuttaa. Ympäristön muokkaus on siinä mielessä tehokasta, että se ohjaa tekemistäsi haluttuun suuntaan ilman tietoista ajattelua.

Tavat tarttuvat jos tavan tekemisestä seuraa joku PALKINTO, eli positiivinen asia. Tämän vuoksi on oleellista, että huomioit onnistumiset muutoksessa ja palkitset itsesi jollain tavalla mistä itsellesi tulee hyvä mieli. Esim. jos onnistuit lukemaan ja vastaamaan sähköposteihin vain niille varatuilla ajoilla – pidä ylimääräinen tauko, hymyile, piirrä itsellesi hymiö paperiin tai heitä itsellesi vaikka ylävitonen. Palkitseminen voi olla vähän hassukin, tärkeintä on että sinulle tulee hyvä mieli siitä.

Mikään tapa ei lähde muuttumaan ennen kuin ENSIMMÄINEN ASKEL on otettu, sen vuoksi mieti mitä voit nyt heti tehdä ja mikä olisi pienin mahdollinen askel minkä voisit ottaa nyt samoin tein. Koska tapojen muuttaminen vaatii tietoista ajattelua ja koska tavoite on vähentää aivojesi kuormitusta, ei lisätä, ota muutoskohteeksi vain yksi tai korkeintaan kaksi asiaa kerrallaan niin parannat onnistumisen mahdollisuuksia huomattavasti.

Ja muista, että mikään muutos ei onnistu täydellisesti heti, vaan muutokseen kuuluu aina taantumavaiheet. Vanhat työskentelytavat puskevat aina jossain vaiheessa takaisin, etenkin kiireessä tai kuormittuneena. Se ei haittaa kun tiedostat ja havainnoit sen – palaa vain takaisin haluamaasi muutokseen ja palkitse itsesi siitä että havaitsit asian.

Ja lopuksi muutama perusohje mistä voit lähteä liikkeelle:

Jos et tiedä miten tehostaa omaa työn tekemistäsi, niin ala ensimmäisenä parantamaan unen laatua ja määrää (kyllä!).

Jos et tiedä miten parantaa työympäristöä, niin poista kaikki mahdolliset notifikaatiot sähköpostiohjelmista ja muista viestintäpalveluista.

Jos et tiedä milloin aloittaa, niin ota ensimmäinen askel nyt heti kun olet lukenut tämän kirjoituksen.

 

Muokka rutiinejasi – säästä aivojasi!

Topi

Jaa artikkeli:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on email