Törmäsin Barry D. Mooren blogiin etätyön tapoihin liittyen, ja ajattelin siitä innostuneena ja ideoita muokaten kirjoittaa blogin aiheeseen liittyen.
Olen työssäni kohdannut satoja ihmisiä, jotka tekevät etätyötä. Kokonaan tai osittain. Ja malli tulee varmasti jatkumaan, ainakin jonkinlaisella hybridimallilla lähes kaikilla työpaikoilla, jossa etätyö on ollut mahdollista. Työn tekemisen tavat ovat usein hyvin erilaisia lähityössä ja etätyössä.
Etätyö – vaikka hyvin monelle onkin mieluisa tapa tehdä työtä – asettaa jaksamiselle ja voimavaroille erilaista haastetta kuin lähityö. Ja pärjätäksesi etätyössä, sinun on hyvä harjoitella hyviä tapoja työn tekoon ja sen tueksi. Näin vältät etätyön apatiaa ja siitä aiheutuvia, erilaisia kuormitustekijöitä sekä riskejä, kuten uupumuksen ja liiallisen työn teon määrän, sekä pystyt pitämään huolta terveydestäsi ja kunnostasi.
Tässä muutamia hyviä tapoja ja ajattelun aiheita etätyön tekemisen tueksi
Luo ”Ei saa häiritä” – pelisäännöt
Perheenjäsenten – erityisesti lasten – on helppoa ja täysin luonnollista ajatella, että koska olet kotona työhuoneessa tai työpisteelläsi, he voivat tulla juttelemaan kanssasi milloin haluavat. Määrätyt tehtävät, olit toimistolla tai kotona, kuitenkin vaativat keskittymisrauhaa tai voit olla mukana videopalaverissa.
Laadi perheen kanssa yhdessä pelisäännöt toiminnallesi tiloista riippuen, mitä tarkoittaa, että ovi on kiinni tai milloin sinun tulee saada keskittyä rauhassa, milloin ei saa häiritä. Ja jos heidän täytyy häiritä, sovitaan toimintamalli, jotta he eivät häiritse esimerkiksi videopalaveriasi.
Määritä järkevät työajat ja pidä niistä kiinni
Se tarkoittaa tasapainon löytämistä sen välillä, mikä parhaiten vastaa tiimisi tarpeita ja omia tarpeitasi suhteessa tavoitteisiisi työssäsi. Määritä työaikasi ja pidä niistä kiinni.
Yksi etätyöskentelyn hienoista asioista on työmatka-ajan puuttuminen. Tämä tarkoittaa, että voit säästää helposti yhdestä kahteen tuntiin aikaa päivässä. Ongelmana on kuitenkin usein, että käytät säästämääsi aikaa työskentelemällä enemmän. On tärkeää yrittää pysyä normaalin työajan rajoissa ja luoda systeemi, jossa aloitat ja lopetat työt tiettyyn aikaan. Tietenkin tilapäiset joustot huomioiden, mutta isossa kuvassa työajan on tärkeää pysyä ns. normaalin rajoissa.
Älä polta itseäsi loppuun – mitä vastapainoksi työlle?
Valmennuksissa puhutaan paljon arvoista. Olen nähnyt ja työskennellyt ihmisten kanssa, jotka elävät työlle tai kokevat, että ”Kukas nämä tekee, jos en minä?” tai ”En pysty nyt sitä ja tätä, kun töissä on niin kiirettä ja päivät venyy!” Pahimmillaan elämä menee ohi, terveyshaasteet lisääntyvät, parisuhteet rikkoontuvat ja lapset on yhtäkkiä murrosiässä tai muuttamassa jo kotoa. Mihin aika on mennyt? Teit vain töitä, etkä ehtinyt elää.
Jos teet työsi hyvin – saat varmasti sitä lisää. Saat lisää vastuuta. Ja paineita. Ja pitempiä päiviä. Siis jos et osaa/pysty/halua vetää rajoja työn teolle. Saatat jopa nauttia työn teosta ja haasteista. Jonkin aikaa. Mutta oman henkilökohtaisen elämän uhraaminen vaatii veronsa jossain vaiheessa. Kaikilla on jaksamisen raja jossain ja on tärkeää, ettei sitä rajaa joudu ylittämään. Uupumus voi iskeä hyvinkin yllättäen, ellei työkuormalle ole riittävästi vastapainoksi mahdollisuuksia palautua.
Pidä taukoja, nouse tuolista ja liiku
Työtä tehdään usein kahdella, aika polaarisella tavalla:
Tauottamalla melko säännöllisesti – työskentelet 30-60 minuuttia ja pidät tauon, nouset tuolilta (teet töitä välillä myös seisten), liikut ja aloitat työt uudelleen.
Pitkään paikallaan istuen – uppoudut työhösi niin, että ”unohdat” tauot, syömisen, liikkumisen jopa tuntikausiksi. Ongelmana tämän kaltaisessa ”syventymisessä” on, että vaikka on joskus tärkeää ja määrättyyn asti tuottavaa ja luovaa löytää työn tekemiseen ”flow”, se voi olla fyysisesti erittäin kuormittavaa.
Kun sitten nouset seisomaan 3-4 tunnin istumisen jälkeen, tuntuu kuin jalkasi olisivat kiveä. Jäykät, kipeät ja kireät. Eli pyri pitämään taukoja. Usein.
Kuntoile säännöllisesti
10000 askeleen saavuttaminen etätöissä voi olla yllättävän vaikeaa. Matka ei ole pitkä mihinkään. Keittiö on kolmen metrin päässä, vessa samoin, taukopaikka on kahden metrin päässä.
Lähityössä heräät, touhuat lähtöä kotona, kävelet autollesi, ajat töihin, kävelet toimistolle ja liikut siellä muutenkin, taukotilaan ja vessaan on vähän pitempi matka, kävelet lounaalle, kävelet kokouksiin. Pääset pienellä vaivalla ainakin lähelle 10000 askelta.
Tämä on isossa kuvassa yksi suurimpia etätyön haasteita terveyden, palautumisen, jaksamisen ja hyvinvoinnin kannalta. 10000 askelta ei ole varsinaisesti kuntoilutavoite, se tähtää toimintakyvyn ylläpitoon.
Etätyössä tuo menetetty liike tulisi korvata muulla liikunnalla. Tee lyhyitä lenkkejä, vaikka pitkin päivää. 10000 askelta täyttyy varmasti 45 minuutin kävelyllä. Pidä kävelypalavereja tiimisi kanssa. Hyödynnä teknologiaa – puhelimen videoyhteys, bluetoothkuulokkeet ja ”You are good to go!”
Varaa kalenterista aikoja, jolloin et ole käytettävissä
Etätöissä usein oletetaan, että olet tavoitettavissa koko työpäivän ajan. Pyri varaamaan kalenteriisi aikoja, jolloin voit keskittyä myös omiin asioihisi. Kyllä! Työaikana! Lounas, ulkoilu, tauko, pyykinpesukoneen täyttö/tyhjennys. On ihan ok tehdä tuon kaltaisia tehtäviä. Ne suovat tauon ja varmasti tuovat työtehokkuutta päivään. Ainakin enemmän kuin 8-9 tuntia paikallaan tuolilla ilman taukoa…
Onko työaikasi mahdollista miettiä uusiksi?
Varsinkin asiantuntijatyössä yksi etätyön eduista voi olla työajan muokkaamisen mahdollisuus. Voit tehdä töitä vaikkapa aamupäivällä 7-11. Pitää keskipäivällä taukoa vaikka kaksi tuntia ja jatkaa siitä. Voit käydä treenaamassa, ulkoilemassa, syömässä lähiravintolassa, hoitaa asioita… Tai aloittaa aikaisin, jos olet aamuihminen ja lopettaa vastaavasti aiemmin.
Hyödynnä aamun tuottavuus
Aamun tunnit ovat usein tuotteliainta työaikaa monelle. Monelle etätyö kuitenkin tarkoittaa sitä, että illalla valvotaan pitempään, kun ei tarvitse aamulla herätä niin aikaisin toimistolle. Unirytmi sekoittuu. Se, että työskentelet etänä, ei tarvitse tarkoittaa sitä, että valvot pitkään ja nukut pitkään ja istut suurin piirtein suoraan sängystä videopalaveriin.
Pidä kiinni normaalista päivärytmistä ja voit aloittaa päivän aiemmin (pidä kuitenkin huolta, ettei päivä veny toisesta päästäkin) Jos olet mennyt ajoissa nukkumaan ja heräät 6.30, olet valmiina töihin jo klo 7. Näin voit lopettaa työpäiväsi aikaisemmin esimerkiksi klo 15 tai 15.30. Ellet ole pitänyt sitä aiemmin esiin tullutta pitempää taukoa keskipäivällä. Ja koska säästät työmatkassa sinulle jää runsaasti aikaa hoitaa itseäsi, puuhailla koti- tai pihatöitä, viettää aikaa perheen kanssa. Eli arvosta unta, pyri menemään ajoissa nukkumaan ja heräät pirteänä uuteen päivään ajoissa.
Vältä työskentelyä juuri ennen nukkumaanmenoa
Koska toimistosi on viiden askeleen päässä, voi olla houkuttelevaa tehdä töitä vielä illallakin, varsinkin jos työkuormaa on paljon. Tietokoneen tai puhelimen sinivalo vaikuttaa negatiivisesti uneesi. Unen laadun varmistamiseksi sinun tulisi pysyä poissa sinivalon lähteiden äärestä vähintään puoli tunti, mieluummin tunti ennen nukkumaan menoa varmistaaksesi hyvät yöunet.
”Successful people are simply those with successful habits!” Brian Tracy
Marko